Kebijakan Privasi

Data Tamu

Kami mengumpulkan nama lengkap, instansi/lembaga, nomor telepon, keperluan kunjungan, dan waktu kedatangan. Data ini digunakan untuk keperluan administrasi buku tamu dan notifikasi kepada pegawai yang dituju.

Data Pegawai

Nomor Induk Pegawai (NIP), nama, nomor WhatsApp, dan unit kerja dikumpulkan untuk keperluan verifikasi identitas, pengelolaan booking ruang, dan pengiriman notifikasi internal.

Data Booking Ruang

Informasi booking meliputi nama kegiatan, ruang yang digunakan, tanggal, jam, jumlah peserta, dan status booking. Data ini digunakan untuk manajemen jadwal dan ketersediaan ruang rapat.

Data Notulensi

File dokumen, gambar, atau rekaman audio notulensi yang diunggah melalui sistem. File disimpan secara terenkripsi dan hanya dapat diakses oleh admin yang berwenang.

Data Verifikasi LPSE/SIKAP & Akun Non-Penyedia

Untuk tamu yang memerlukan verifikasi akun, perubahan data SIKAP, pembuatan akun SPSE, atau reset password/aktivasi SPSE, kami mengumpulkan dokumen pendukung (seperti KTP, NPWP, NIB, Akta, Surat Kuasa, Surat Permohonan, dan/atau SK) dengan ukuran maksimal 6 MB per berkas. Dokumen ini hanya digunakan untuk keperluan verifikasi dan tidak disebarluaskan.

Data yang dikumpulkan oleh SiRaka digunakan semata-mata untuk:

Penyimpanan

Seluruh data disimpan dalam server basis data PostgreSQL yang dikelola secara internal oleh Bagian Pengadaan Barang & Jasa Kota Semarang. Data tidak diserahkan kepada pihak ketiga manapun.

Keamanan

Sistem dilindungi dengan autentikasi berbasis sesi, validasi input berlapis, dan enkripsi pada data sensitif. Akses ke data administratif hanya diberikan kepada pegawai yang telah memiliki akun admin yang sah.

Transfer Data

Tidak ada transfer data tamu ke pihak ketiga di luar instansi. Notifikasi WhatsApp dikirimkan langsung melalui jaringan komunikasi internal kepada pejabat yang relevan.

Sebagai tamu atau pihak terdaftar dalam sistem SiRaka, Anda memiliki hak untuk:

Data kunjungan tamu dan dokumen verifikasi disimpan sebagai bagian dari dokumen pertanggungjawaban dinas untuk keperluan audit operasional. Penyimpanan data mematuhi ketentuan retensi arsip instansi pemerintah yang berlaku, dan pemusnahan data dilakukan secara berkala setelah masa retensi arsip tersebut terpenuhi.

Nomor telepon yang Anda berikan dapat digunakan untuk mengirimkan tautan formulir penilaian layanan (feedback) pasca kunjungan melalui WhatsApp. Pengiriman ini bersifat opsional dan hanya dilakukan satu kali per kunjungan.

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai kebijakan privasi ini atau ingin mengajukan permintaan terkait data Anda, silakan hubungi administrator SiRaka: